Política de Privacidade

1. Sobre esta política

A Sophium Odélia (“Odélia”) é uma recepcionista virtual para consultórios e clínicas odontológicas, desenvolvida e operada pela Sophium Tecnologia e Inovação Ltda. (“Sophium”). Pelo WhatsApp da clínica, ela atende pacientes, informa horários livres, faz agendamentos dentro das regras definidas pela clínica e encaminha à equipe o que precisa de atenção humana. A equipe da clínica usa um painel administrativo (app.odelia.com.br).

Esta política explica quais dados pessoais são tratados, para quê, com quem são compartilhados, por quanto tempo são mantidos e como exercer seus direitos, nos termos da Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018 — LGPD). Ela se aplica a:

• pacientes e demais pessoas que conversam com o WhatsApp de uma clínica atendida pela Odélia;
• profissionais e equipes das clínicas que usam o painel;
• visitantes do site odelia.com.br.

2. Papéis da clínica e da Sophium

• Dados de pacientes e das conversas: a clínica é a controladora — é ela quem decide atender pela Odélia e cadastra pacientes, dentistas, procedimentos e regras de agendamento. A Sophium atua como operadora, tratando esses dados em nome da clínica e conforme suas instruções, para prestar o serviço.
• Dados das contas de acesso ao painel: tratados pela Sophium para fornecer, proteger e dar suporte ao serviço.

3. Dados tratados

3.1 Pacientes e contatos do WhatsApp

• Número de telefone do contato.
• Conteúdo das mensagens de texto trocadas com o número da clínica.
• Mensagens que não são texto (áudio, imagem, documento): registramos apenas que foram recebidas; o conteúdo não é baixado nem processado, e a Odélia pede que a mensagem seja escrita.
• Dados técnicos das mensagens: identificadores, data e hora, direção (recebida ou enviada) e situação de entrega (enviada, entregue, lida, falha).
• Cadastro na clínica: nome completo, telefone e, opcionalmente, uma referência interna atribuída pela clínica.
• Agendamentos: data, horário, dentista, procedimento, situação (agendada, cancelada, remarcada) e observação administrativa registrada pela equipe.
• Lembretes e confirmação de presença: o aceite para receber lembrete, com o registro da mensagem em que foi dado, e as respostas aos botões de confirmação.
• Sinalizações à equipe: pedidos de atendimento humano e alertas de possível urgência, guardados como dados estruturados (motivo, datas, procedimento ou dentista mencionado), sem o texto da mensagem.

A Odélia não é prontuário: não registra diagnóstico, histórico clínico, exames, tratamentos nem dados de pagamento. O paciente pode, por iniciativa própria, escrever informações de saúde nas mensagens (por exemplo, relatar dor). Esse conteúdo é tratado apenas para o atendimento administrativo e para sinalizar à equipe uma possível urgência, com as proteções descritas na seção 7.

3.2 Equipe da clínica

• Nome, e-mail de acesso, funções no painel (administrador, dentista, recepcionista) e clínica vinculada; para dentistas, nome e CRO, quando informado.
• Senha, guardada somente na forma de hash irreversível.
• Registro de autoria das ações no painel (por exemplo, quem marcou ou cancelou uma consulta e quem assumiu um atendimento).
• Para quem ativar avisos: número de WhatsApp pessoal (cadastrado com consentimento e confirmado por código) e inscrições de notificação do navegador ou dispositivo.

3.3 Clínica

Nome, fuso horário, configurações de atendimento, dentistas, procedimentos, agenda, identificadores da conta e do número do WhatsApp Business fornecidos pela Meta e dados do perfil comercial do WhatsApp.

3.4 Site odelia.com.br

O site não usa cookies, formulários, ferramentas de análise nem recursos de outros domínios. O servidor pode registrar informações técnicas de acesso, como endereço IP, para fins de segurança. O botão de contato abre o seu programa de e-mail; a mensagem que você enviar será usada para responder ao seu contato.

4. Finalidades

• Atender pacientes pelo WhatsApp da clínica: entender o pedido, informar horários, dentistas e procedimentos e agendar consultas.
• Enviar lembretes e pedidos de confirmação de presença a quem aceitou recebê-los.
• Encaminhar à equipe pedidos de atendimento humano e sinais de possível urgência.
• Permitir que a equipe gerencie agenda, pacientes e atendimentos no painel.
• Avisar a equipe autorizada por notificação ou WhatsApp. Os avisos têm texto fixo, sem nome, telefone ou mensagem do paciente.
• Garantir segurança, controle de acesso e registro de autoria.
• Prestar suporte e cumprir obrigações legais.

A Sophium não vende dados pessoais e não os utiliza para publicidade.

5. Uso de inteligência artificial

Para entender o que o paciente pediu, a mensagem de texto é enviada a um provedor de inteligência artificial contratado por API, junto com até 10 mensagens recentes da mesma conversa e dados do cadastro da clínica (nomes de dentistas e procedimentos, opções de horário). Os provedores utilizados são a OpenAI e, como alternativa quando o primeiro não responde, a Anthropic.

A inteligência artificial apenas interpreta a mensagem. Ela não escreve as respostas, não decide e não executa ações:

• as respostas vêm de textos previamente definidos, completados pelo sistema com os dados do cadastro da clínica;
• todo agendamento é validado pelo sistema segundo as regras da clínica e só é concluído após a confirmação explícita do paciente;
• a Odélia não faz diagnóstico, não avalia gravidade, não indica medicamentos ou tratamentos e não substitui o dentista. Diante de um relato de possível urgência, ela responde com um texto fixo e avisa a equipe — essa verificação funciona inclusive sem a inteligência artificial.

6. Compartilhamento

Os dados são compartilhados apenas na medida necessária para o serviço funcionar:

• Meta Platforms (WhatsApp Business Platform): as mensagens são enviadas e recebidas pela API oficial do WhatsApp, por meio da conta WhatsApp Business da clínica, e estão sujeitas também aos termos e à política de privacidade do WhatsApp.
• OpenAI e Anthropic: interpretação das mensagens de texto, como descrito na seção 5.
• Hospedagem: servidor contratado pela Sophium, onde ficam o sistema e o banco de dados.
• Serviços de notificação dos navegadores (Google, Mozilla, Apple, Microsoft): apenas para membros da equipe que ativarem avisos no navegador; o conteúdo é cifrado e não contém dados de pacientes.
• Autoridades: quando houver obrigação legal ou ordem judicial.

Alguns desses fornecedores podem tratar dados fora do Brasil, inclusive nos Estados Unidos. Nesses casos, o tratamento segue a LGPD e os termos contratuais de cada fornecedor.

7. Armazenamento e proteção

• Os dados ficam em banco de dados próprio da Odélia, separados por clínica: a equipe de uma clínica não acessa dados de outra.
• O acesso ao painel exige login, e cada pessoa vê e faz somente o que sua função permite. A conta é bloqueada temporariamente após 5 tentativas de senha incorretas.
• O texto das conversas é guardado cifrado e só é decifrado quando alguém autorizado da equipe abre a conversa no painel ou para montar o pedido à inteligência artificial. O texto das mensagens não é gravado em registros de sistema (logs).
• As comunicações usam HTTPS, e as mensagens recebidas da Meta só são aceitas com assinatura verificada.
• As credenciais de acesso ao WhatsApp são guardadas fora do banco de dados ou cifradas.

Nenhum sistema é totalmente imune a incidentes. Ocorrendo incidente de segurança relevante, a Sophium comunicará as clínicas afetadas e, conforme as obrigações aplicáveis, a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) e os titulares.

8. Por quanto tempo os dados são mantidos

• Texto das mensagens: apagado automaticamente ao fim do prazo de retenção configurado no serviço (por padrão, 90 dias).
• Contexto da conversa (pedido em andamento, como procedimento e data desejados): descartado quando a conversa fica sem atividade por esse mesmo prazo.
• Foto do perfil comercial do WhatsApp: mantida apenas até ser enviada à Meta.
• Códigos de confirmação de número: guardados somente na forma de hash.
• Cadastros, agendamentos, dados técnicos das mensagens e registros de atendimento: mantidos durante a prestação do serviço à clínica, ressalvadas as solicitações legítimas de exclusão e as obrigações legais aplicáveis.

9. Direitos dos titulares

Conforme a LGPD, você pode solicitar: confirmação da existência de tratamento; acesso aos dados; correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados; anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou tratados em desconformidade com a lei; portabilidade; informação sobre compartilhamento; e revogação do consentimento, quando for essa a base do tratamento.

• Pacientes: como a clínica é a controladora dos seus dados, o ideal é fazer o pedido diretamente a ela. Você também pode escrever para contato@sophium.com.br, e a Sophium atenderá o pedido em conjunto com a clínica.
• Equipe da clínica: fale com o administrador da sua clínica ou escreva para contato@sophium.com.br.

10. Responsabilidades

A clínica, como controladora, é responsável por informar seus pacientes sobre o atendimento pela Odélia, ter base legal para o tratamento dos dados, manter corretos os cadastros, as regras e os textos aprovados, conceder e revogar os acessos da sua equipe e responder aos titulares, com o apoio da Sophium.

A Sophium, como operadora, é responsável por tratar os dados apenas para prestar o serviço e conforme as instruções da clínica, manter as medidas de segurança descritas nesta política, não usar os dados para finalidades próprias e apoiar a clínica no atendimento aos titulares.

11. Cookies

O site odelia.com.br não usa cookies. O painel usa apenas os cookies necessários para manter o login e proteger os formulários contra uso indevido.

12. Alterações

Esta política pode ser atualizada quando o serviço mudar. A data de vigência no topo indica a versão atual.

13. Contato

• Privacidade e proteção de dados: contato@sophium.com.br
• Suporte do produto: suporte@sophium.com.br